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新任役員就任の際に必要な書類は?

投稿日:2020年4月26日 更新日:

「新任役員(新任取締役、新任監査役)が就任するから、提出してもらう書類(会社として必要な書類)を揃えておいて」と聞いたとき、どきっとしませんか?
当記事では、株式総務担当として、各種手続きに必要な書類を整理してみました。
なお、当記事では、代表取締役就任にあたって必要な書類は取り扱っていませんので、ご注意ください。




新任役員就任の際に必要な書類は?

法令・規則ごと(手続きごと)に必要な書類が異なる

法令・規則ごと(手続きごと)に必要な書類が異なりますので、法令・規則ごと(手続きごと)に整理します。

商業登記

商業登記にあたって、新任役員から提出してもらう書類は下記の2点です。
役員の登記の添付書面・役員欄の氏の記録が変わりました(平成27年2月27日から)(法務省)」もご参照ください。

就任承諾書

氏名及び住所を記載し、記名押印した就任承諾書が必要です。

本人確認証明書

新任役員の印鑑証明書を添付する場合を除き以下の書類が必要です。

○住民票記載事項証明書(住民票の写し)
個人番号が記載されていないものを使用してください。
○戸籍の附票
○住基カード(住所が記載されているもの)のコピー※
○運転免許証等のコピー※
(※ 裏面もコピーし,本人が「原本と相違がない。」と記載して,記名押印する必要があります。)
○マイナンバーカードの表面のコピー※※
(※※ 表面(氏名,住所,生年月日及び性別が記載されている面)のみをコピーし,本人が「原本と相違がない。」と記載して,記名押印する必要があります。)
なお,市町村長から交付される個人番号の「通知カード」は,本人確認証明書として使用することはできません。

法務省:役員の登記の添付書面・役員欄の氏の記録が変わりました(平成27年2月27日から)

責任限定契約

責任限定契約書

会社法第427条第1項の規定に基づき、新任役員と責任限定契約を締結する場合、責任限定契約書の締結が必要となります。

独立役員(東京証券取引所)

独立役員指定に関する同意書

「独立役員の確保に係る実務上の留意事項(2020年2月改訂版)」では、独立役員を指定する際の手続の注意事項として、以下の通り定められています。
従って、新任役員を独立役員に指定する場合は、同意書が必要となります。

※ 独立役員を指定する際の手続
独立役員を指定する場合の決定方法は、取締役会決議に限らず、上場会社の任意で定めることができます。なお、独立役員の指定にあたっては、書面その他の方法により独立役員となることに関する本人の同意を得たうえで、「独立役員届出書」に記載された内容の確認等を行ってください。

独立役員の確保に係る実務上の留意事項(2020年2月改訂版)

J-IRISS(日本証券業協会)

インサイダー取引防止のため、上場会社には、J-IRISSへの登録が強く望まれています。
J-IRISSへ新任役員を登録するにあたって必要な書類は以下の通りです。

同意書

J-IRISSへ登録することについて、新任役員の同意が求められています。
日本証券業協会のウェブサイトには同意書の参考様式も用意されています。

実際に役員データをJ-IRISS(内部者登録・照合システム)にご登録いただくにあたっては、あらかじめ、ご登録いただく役員から個人情報をJ-IRISS に登録すること等について同意を得るなど、個人情報保護のための適切な措置をとっていただくようお願いいたします。

J-IRISSをご利用の際の必要書類やお手続 | 日本証券業協会

氏名、生年月日、住所、郵便番号が記載された書類

J-IRISSへ登録する情報として氏名、生年月日(西暦)、住所、郵便番号が必要となるため、それらを確認する必要があります。

その他

その他、会社ごとの機関設計によって、必要な書類がある場合もあります(例えば、買収防衛策を設けており、買収防衛策における独立委員会の委員に新任役員が就任する場合において、委員就任の同意書など。)ので、ご注意ください。

まとめ

新任役員就任の際に必要な書類は多岐にわたっています。
漏れの無いよう、注意しましょう!

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-株主総会, 商業登記, 会社法, 取引所規則, 日本証券業協会

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とある会社で株式総務を担当しています。
株式総務に関するウェブサイトが少ないな、あると便利なのにな、と思い、拙くも開設してみました。