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取締役会をリモート(テレビ会議、Zoom等)で開催したときの取締役会議事録は?

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新型コロナウイルス感染症(covid-19)に伴い、在宅勤務となっている会社も多いものと思います。
そんな中で、「取締役会をリモート(テレビ会議、TV会議、Web会議、Zoom、Skype、Microsoft Teams、ビデオ通信ソフトウェア、等)で、行いたい。」と取締役から言われ、その対応に困っている方もいるのではと思います。
当記事では、その場合の参考情報を記載します。

取締役会の書面決議(決議の省略、決議省略、みなし決議)をしたときに取締役会の議事録はどう作る?雛形は?

上記記事もご参照ください。

取締役会をリモート(テレビ会議、Zoom等)で開催したときの取締役会議事録は?

開催場所はどこか(いつもの会議室か、それ以外か)。

取締役会のリモート開催に関して、ウェブ上に雛形がいくつもありますが、開催場所はどこか(いつもの会議室か、それ以外か)という観点が欠けているように思いましたので、その点をご注意いただきたいと思っています。

開催場所がいつもの会議室の場合

開催場所がいつもの会議室の場合(例えば、社外役員以外の役員が会社の会議室で出席し、社外役員がリモートで参加する場合を想定しています。)は、議事録に以下の事項を加えれば問題ありません。

  • 適時的確な意見表明が互いにできる仕組みになっていること
  • 開催場所以外で参加した役員の氏名
  • 開催場所以外で参加した役員の参加方法

雛形は、「電話会議の方法による取締役会の議事録を添付した登記の申請について」という検索ワードで調べれば、たくさん出てきますので、そちらもご参照ください。

開催場所がいつもの会議室でない場合

開催場所がいつもの会議室でない場合(例えば、全ての役員がリモートで参加する場合を想定しています。)、開催場所は「議長の所在地(議長の住所)」ということになります。
ここが「開催場所がいつもの会議室の場合」と異なりますのでご注意ください。

それ以外は、「開催場所がいつもの会議室の場合」と同じです。
「開催場所以外で参加する役員」は、議長以外のすべての役員ということになります。

また、この場合、取締役会招集通知に記載する取締役会の開催場所についても、「議長の所在地(議長の住所)」ということになりますので、そもそも招集の時点から、ご注意ください。

法令の定め

法令では以下の通り定められています。

(取締役会の議事録)
第百一条 法第三百六十九条第三項の規定による取締役会の議事録の作成については、この条の定めるところによる。
(略)
3 取締役会の議事録は、次に掲げる事項を内容とするものでなければならない。
一 取締役会が開催された日時及び場所(当該場所に存しない取締役(監査等委員会設置会社にあっては、監査等委員である取締役又はそれ以外の取締役)、執行役、会計参与、監査役、会計監査人又は株主が取締役会に出席をした場合における当該出席の方法を含む。)
(略)

会社法施行規則

まとめ

取締役会をリモート(テレビ会議、Zoom等)で開催したとき、取締役会議事録作成の際は、開催場所がどこであるかにご注意ください。

また、開催場所がいつもの会議室以外となる場合は、取締役会招集通知作成時点からご注意ください。

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職業:
とある会社で株式総務を担当しています。
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